Conditions Générales de Vente 2024 Réunions et Journées d’études.

Article 1 : Application des Conditions Générales de Ventes (CGV)

Les présentes Conditions Générales de Vente s’appliquent aux prestations liées à l’organisation de réunions et Journées d’études fournies par l’établissement « Chez Maritxu » visés au devis joint. Ces Conditions Générales de Vente sont adressées au Client en même temps que le devis, pour lui permettre d’effectuer sa réservation. Toute réservation implique donc de la part du Client l’adhésion entière et sans réserves aux présentes conditions, à l’exclusion de tout autre document tel que prospectus, documents commerciaux, etc. En cas de contradiction entres les dispositions figurant au devis signé par le Client et celles figurant aux présentes CGV, les dispositions du devis prévalent.

Article 2 : Confirmation de réservation

Le client doit confirmer sa réservation avant la date d’option et nous retourner un exemplaire du devis et des conditions générales de ventes dûment daté et signé par le Client, revêtu de la mention « Bon pour accord » et de son cachet. Ces documents devront obligatoirement être accompagnés du paiement des arrhes visées à l’article 7 qui constitue une condition substantielle et déterminante de la réservation. A défaut de versement des arrhes, le ou les établissements ne confirment pas la réservation et ne garantissent pas la disponibilité des espaces réservés.

Article 3 : Organisation de la Réservation

1/ Mise à disposition des Espaces
Le Client devra nous informer avant la date de l’événement, des modifications du nombre de participants à la manifestation, dans un délai de 72 heures avant la date de l’événement pour la modification du nombre de personnes.

2/ Modifications du nombre de participants
La réduction du nombre de participants est considérée comme une annulation partielle de la réservation donnant lieu à l’application de l’article 5 des présentes, qu’il s’agisse notamment de restauration ou d’espaces loués. Si le nombre de participants s’avérait supérieur au nombre indiqué sur le devis, la mise à disposition des espaces ne sera confirmée qu’après réception du complément d’acompte correspondant au différentiel de réservation.

Couverts
Le Client doit préciser par mail le nombre exact de couverts prévus pour chaque repas (si menu spécifique) 8 jours ouvrables avant la date du début de la manifestation (samedi et dimanche non inclus). La réduction du nombre de participants est considérée comme une annulation partielle de la réservation donnant lieu à l’article 5 des présentes conditions. Il est ici précisé que la restauration non consommée dans le cadre d’un forfait ne peut donner lieu à minoration du prix.

No-Shows
Les « no-shows » (prestations commandées ou annulées) seront facturés au Client sur la base de la totalité du séjour (restauration, location de salles).

Article  4 : Modification des Prestations

Toute demande de modification des prestations par rapport au devis accepté doit être adressée par écrit. Faute d’acceptation écrite de l’établissement dans les 8 jours de la réception de la demande, le contrat est réputé perdurer selon les termes et conditions déterminés dans le devis accepté par le client.

Article 5 : Annulation

La facturation étant faite sur la base des prestations commandées sur la base de la totalité du séjour, le Client est invité à prêter la plus grande attention aux conditions ci-après. Les annulations, de tout ou partie de la réservation initiale, doivent être adressées par écrit.

5.1/ Annulation totale
Le changement de date de la manifestation est considéré comme une annulation totale et donne lieu à l’application des conditions d’annulation. Est également une annulation, le défaut de paiement des arrhes contractuelles. En cas de non-respect des échéances de paiement, la manifestation sera considérée comme annulée du fait du client. En cas d’annulation totale, l’établissement conservera à titre de pénalité ou facturera le client comme indiqué ci-après : d’une mise en demeure. – plus de 30 jours avant la date de la manifestation : le montant du ou des arrhes prévues aux conditions particulières, - entre 30 jours et 7 jours avant la date de la manifestation : 85 % du montant TTC des prestations réservées, - moins de 7 jours avant la date de la manifestation : 100 % du montant TTC des prestations réservées.

5.2/ Annulations partielles
Une annulation partielle correspond à une réduction du montant du devis quelle qu’en soit l’origine : diminution de la durée de la manifestation, du nombre de personne et/ou des prestations commandées. La règle du prorata sera appliquée sur la base des modalités de dédommagement prévues aux conditions d’annulation totale.

5.3/ Révisions des conditions
Les conditions d’annulation ci-dessus pourront être modulées en fonction des impératifs d’exploitation de l’établissement et du caractère exceptionnel ou complexe de la manifestation. Toute demande d’annulation totale ou partielle doit être signifiée par écrit.

Article 6 : Tarifs

Les tarifs sont exprimés dans la monnaie du pays où doit se dérouler la prestation. Les tarifs figurant sur le devis sont donnés pour une période courant jusqu’à une date d’option. Les tarifs confirmés sur le devis sont fermes pendant 1 mois à compter de la date d’envoi du devis au Client. Passé ce délai, ils sont susceptibles d’être modifiés en fonction des conditions économiques. Les tarifs applicables sont alors ceux en vigueur le jour de la réalisation de la prestation.
Les tarifs pourront être modifiés en cas de changement législatif et/ou réglementaire susceptibles d’entraîner des variations de prix tels que : modification du taux de TVA applicable, instauration de nouvelles taxes, etc

Article 7 : Modalités de règlement

7.1/ Arrhes
Des arrhes d’un montant de 50% (sauf dispositions différentes prévues au devis) calculé sur le total TTC de la manifestation doit être versé au moment de la confirmation de la réservation. Ces arrhes peuvent être portées à 100 % en fonction des impératifs de l’exploitation, des spécificités de la manifestation ou de circonstances exceptionnelles telles qu’événements internationaux, foires, expositions, etc…

7.2/ Délai de paiement
Le montant des arrhes est déduit de la facture finale (solde) sous réserve de l’application éventuelle d’indemnités d’annulation. Sauf disposition contraire prévue au devis, les factures du solde sont établies et sont à réception de facture.
Si le client souhaite bénéficier de délai de paiement, il devra fournir une garantie (dépôt gages-espèces, caution solidaire ou garantie à première demande). En cas de désaccord sur une partie de la facture, le client s’oblige à payer sans retard la partie contestée et à indiquer par écrit à l’établissement concerné, le motif de la contestation.
Il est rappelé ici que les sommes payées d’avance ne seront pas productives d’intérêts. De même, un règlement anticipé ne pourra bénéficier d’escompte.

7.3/ Règlement des extras
Le règlement des extras et autres prestations réclamées au moment de l’événement sera à régler le jour même au restaurant.

7.4/ Défaut de règlement
A défaut de paiement à l’échéance contractuelle des pénalités de retard seront exigibles au taux de 10 % l’an à réception d’une mise en demeure. Par ailleurs, une pénalité forfaitaire égale à 15 % des sommes dues sera exigible en cas de recouvrement contentieux.

Article 8 : Ventes ambulantes

Le client s’engage à fournir l’autorisation écrite municipale (salle de moins de 300 m2) ou préfectorale (salle de plus de 300 m2) obligatoire, 15 jours au moins avant la date de début de la manifestation, lorsque la location des locaux a pour objet la vente au détail ou la prise de commande de marchandises précédées de publicité. En aucun cas la location ne pourra excéder la durée indiquée sur l’autorisation municipale, les ventes ne peuvent excéder 2 mois par année civile dans un même établissement. La non obtention de l’autorisation écrite entraîne l’application des conditions d’annulations visées à l’article 5.

Article 9 : Droits d’auteur

Le Client doit faire son affaire personnelle de toutes déclarations et du paiement de tous droits notamment à la SACEM, pour la diffusion d’œuvres musicales et plus généralement de toute animation au sein des locaux (orchestre, spectacles, disques, etc .) Le client doit justifier à l’établissement préalablement à la manifestation, de la déclaration faite à la SACEM.

Article 10 : Assurance – Détérioration – Casse – Vol.

Le Client doit assurer la garde de biens et matériels apportés par lui-même ou les participants, notamment les vestiaires, à l’exclusion des vestiaires surveillés par le personnel de l’établissement à l’extérieur des espaces loués. Le Client fera son affaire de la souscription de toute police d’assurance (Dommages – responsabilité civile) qu’il jugera nécessaire. Le Client est notamment invité à souscrire une assurance spécifique en cas de présence de gros matériels ou de biens de valeur dans la mesure où la responsabilité de l’établissement ne pourra être engagée en cas de détérioration ou de vols desdits biens.
Le client est responsable de l’ensemble de dommages causés par son intermédiaire (notamment par les participants ou leurs invités) et s’engage, en cas de dégradation des lieux mis à disposition, à supporter les coûts de remise en état de ces lieux. En aucun cas l’établissement ne pourra être tenu responsable des dommages de quelque nature que ce soit, en particulier l’incendie ou le vols, susceptible d’atteindre les objets ou matériels déposés par le Client ou les participants à l’occasion de la manifestation objet de la présente réservation.

Article 11 : Recommandations

Le client s’engage à n’inviter aucune personne dont le comportement est susceptible de porter préjudice à l’établissement, ce dernier se réservant le droit d’intervenir si nécessaire. Le client ne pourra apporter de l’extérieur ni boisson, ni aucune denrée alimentaire. Le Client s’engage à faire respecter par les participants et leurs invités l’ensemble des consignes et règlements de l’établissement notamment l’interdiction de fumer dans les locaux à usage collectif. Le client veillera à ce que les participants ne perturbent pas l’exploitation de l’établissement ni ne portent atteinte à la sécurité de l’établissement ainsi que des personnes qui s’y trouvent.

Article 12 : Force majeure

Les obligations contenues aux présentes ne seront pas applicables ou seront suspendue si leur exécution est devenue impossible en raison d’un cas de force majeure tels que notamment acte de puissance publique, Fait du Prince, catastrophe naturelle, incendie, inondation, grèves sans préavis,..  Les parties devront mettre en œuvre tous leurs efforts pour prévenir ou réduire les effets d’une inexécution du contrat causée par un événement de force majeure ; la partie désirant invoquer un événement de force majeure devra notifier immédiatement à l’autre partie le commencement et la fin de cet événement, sans quoi elle ne pourra être déchargée de sa responsabilité.

Article 13 – Banquets, Evénements

Si le client souhaite apporter ses boissons, alors s’applique un droit de bouchon, qui sera facturé par bouteille. Après deux heures du matin, les frais de personnel seront facturés par heure supplémentaire et par personne en service, sur la base des tarifs en vigueur. Enfin, il est rappelé que les enfants qui pourraient participer à la manifestation sont placés sous la seule responsabilité des parentes et/ou du Client. Il est rappelé que le Client ne peut pas apporter la restauration pour l’événement que ce soit en tout ou en partie. S’il souhaite emporter à l’issue du banquet une partie des denrées non consommées, il en supporte l’entière responsabilités, sans recours possible contre le restaurant.

Article 14 : Réclamations et litiges

Tout contestation et réclamation ne pourront être prises en compte que si elles sont formulées par écrit et adressées à l’établissement dans un délai maximum de 8 jours après la fin de la manifestation. La loi applicable est la loi française. Tout différent entre les parties relatives à l’interprétation ou l’exécution du présent contrat qui n’aurait pu être réglé à l’amiable sera porté devant le tribunal de Commerce compétent. En cas de litiges, les montants dus non contesté feront faire l’objet d’un règlement à l’échéance.